Aujourd’hui, la signature virtuelle est considérée comme une option incontournable pour faciliter les transactions commerciales. Rapide, simple et sécuritaire, elle comporte de nombreux avantages à être adoptée.
Qu’est-ce qu’une signature virtuelle ?
Il s’agit d’une signature appliquée de manière électronique, rendue possible grâce à un procédé technologique de cryptage. Elle possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite et permet de garantir l’identité ainsi que l’intégrité de l’envoyeur tout en indiquant la provenance du fichier. Pour valider et finaliser une transaction, l’envoyeur reçoit un code, par téléphone mobile ou par e-mail. Qu’il s’agisse d’un contrat, d’un devis ou d’un bon de livraison ou autres, tous les documents en format .PDF peuvent être signés de manière électronique. L'utilisation d'un logiciel de e-signature facilitera beaucoup votre démarche.Quelle est la marche à suivre pour signer électroniquement ?
Aucune formation particulière n’est nécessaire pour authentifier un document avec une signature électronique. Vous pouvez utiliser cet outil en face à face ou à distance, à partir de n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone. Pour signer électroniquement un document qui vous a été adressé, seule la connexion Internet est nécessaire. Un logiciel de signature électronique simplifie cette démarche de dématérialisation des documents. Pour signer un document depuis un e-mail qui vous a été envoyé (en format .PDF), vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton "Accéder aux documents" de votre logiciel de signature électronique, puis à valider votre e-signature en utilisant le code qui vous a été envoyé. Vous devez savoir que si vous souhaitez imprimer un document signé électroniquement, il s'agira alors d'un duplicata et celui-ci ne disposera pas d’une valeur juridique. Seul le certificat électronique lié au document PDF original permet de certifier une e-signature.Quels sont les avantages de la signature virtuelle ?
L’utilisation de la e-signature comporte un grand nombre d’avantages :Elle a la même valeur qu’une signature manuscrite mais vous n’avez pas à vous déplacer pour signer.
Elle garantit l’authenticité de la personne signataire.
Elle vous assure que le contenu du document n’a été ni modifié ni falsifié.
La signature virtuelle ne peut pas être imitée.
Le fichier envoyé ne peut être ouvert par le récipiendaire qu’en lecture seule.
Si vous avez sélectionné l’option d’horodatage, la date de votre signature y apparaîtra. Ce qui constitue un autre avantage pour la sécurité du document.
Avec cet outil de transmission, vous n’aurez plus à tolérer de longs délais postaux ; vous réaliserez des économies en frais d’impression, d’archivage, de stockage, et d’acheminement. Cette option est donc économique et écologique. Que demander de plus ?